Para oferecer ensino de qualidade, uma escola precisa de uma proposta pedagógica consistente, professores preparados, infraestrutura adequada. Mas também, como acontece em qualquer organização, pública ou privada, é fundamental ter rapidez e eficácia na gestão de informações e procedimentos do dia a dia nas secretarias e nas salas de aula.
Existem diversas soluções e plataformas de gestão escolar que permitem, pela internet, a automatização e o controle de processos de uma instituição de ensino. Algumas ferramentas são dirigidas ao gerenciamento administrativo. Organizam dados como pagamento, compra de suprimentos, controle de matrículas, entre muitos itens que compõem, por exemplo, o universo financeiro de uma escola. Outras são voltadas ao mundo acadêmico: frequência dos alunos, boletins de notas, histórico escolar etc. E todas essas aplicações podem ser centralizadas em um único banco de dados integrado.
Além de facilitar a vida de gestores, funcionários, educadores, pais e alunos, essas soluções agregam valor porque melhoram o desempenho da instituição, reduzem custos e chegam até a abrir caminho para a inovação nas práticas pedagógicas. Esses sistemas são comercializados no mercado por empresas que oferecem as soluções, em geral customizadas de acordo com a demanda de cada instituição, e dão suporte à implementação entre os usuários.
Desenvolvido pela Totvs, o Fluig é um desses produtos. Faz a integração de processos de gestão, documentos e de identidades de acesso às informações divididas de acordo com a área de cada funcionário. “A missão do Fluig é ser uma plataforma de produtividade e colaboração”, diz Gilmar Hansen, Diretor de Produtos do Fluig.
O sistema pode ser adquirido integralmente ou em módulos, pois as funcionalidades podem ser integradas a qualquer outro Entreprise Resource Planning (ERP) que já esteja rodando na escola. O Fluig emprega conceitos de rede social e de interface colaborativa. Os usuários conectados à plataforma trabalham em um ambiente com as características semelhantes às das redes sociais. Esse recurso, de acordo com os desenvolvedores, estimula e amplia a usabilidade entre os funcionários, que se veem em um ambiente gráfico familiar, de fácil assimilação.
Agilidade e padronização
O Colégio Notre Dame, de Campinas, que atende cerca de 1.600 alunos do ensino infantil ao médio, adotou a plataforma em 2014. “A ideia foi organizar os processos internos e permitir a todos os gestores o acompanhamento do trabalho. Até então, utilizávamos aplicativos como Excel para alguns procedimentos e não conseguíamos a visualização das etapas do trabalho ou saber onde estava parado”, conta André de Almeida Guesse, Gerente de TI do colégio.
O primeiro recurso implantado no Notre Dame, que já utilizava o ERP da Totvs desde 1998, foi o Workflow. O objetivo, segundo Guesse, era dar agilidade ao departamento de compras, responsável pelos suprimentos de uma instituição que está situada em um terreno de 88 mil metros quadrados, com 24 mil de área construída. Os novos formulários online integrados e padronizados possibilitam fazer solicitações de compras e reembolsos em tempo real. Antes, as solicitações percorriam o longo caminho que vai do preenchimento até a aprovação dos pedidos pelo responsável de cada área. O acesso ao sistema pode ser feito até por dispositivos móveis. “Hoje um gestor consegue aprovar pedidos a partir do seu tablet ou celular, mandar uma solicitação de compras ou visualizar um documento que subiu para o banco de dados”, ressalta Guesse. O sistema envia um alerta de tarefas pendentes na tela do computador ou dispositivo móvel e mostra em gráficos o andamento das documentações. Com a visualização das tarefas, é mais fácil entender os gargalos que estão emperrando uma solicitação e tomar providências.
O acesso é feito na home do site do colégio, com login e senha. O usuário é direcionado à sua área de trabalho. Dentro do sistema está o aplicativo Social funciona como uma rede social similar ao Facebook. “A bibliotecária, por exemplo, divulga os novos livros”, diz Guesse. O analista de suporte do colégio, Tiago Lopes Pereira, acha a ferramenta muito amigável: “É bem simples. A anexação de documentos, por exemplo, é como fazemos no e-mail. O social funcionou muito bem também porque as pessoas estão acostumadas com o Facebook”.
No 2º semestre 2015, a ideia é envolver os professores no uso da plataforma e começar a sistematizar também o fluxo de informações da área pedagógica, como o controle e validação de provas.
Comunidade integrada
Em São José dos Campos, a escola Anglo – Cassiano Ricardo já faz o controle de desempenho e até de ocorrências relacionadas a comportamento dos estudantes por meio de uma solução de gestão. A escola usa a plataform
a Sophia, desenvolvida pela Prima. “Frequência, boletins, provas, matérias lecionadas, episódios disciplinares atendidos pela orientadora educacional… Tudo isso fica registrado no sistema”, explica o mantenedor da escola, Saulo Daolio. Os pais são capazes de acompanhar as informações pelo computador e pelo celular.
As catracas eletrônicas da escola também se conectam ao sistema. Quando o estudante passa seu cartão, a informação é lançada no sistema e a família fica sabendo se o estudante está dentro da escola. O recurso “Filho sem fila” tem o objetivo de evitar o trânsito no entorno das escolas. Os pais avisam por celular ou tablet que estão chegando e o sistema envia uma foto pré-cadastrada do aluno ao televisor da escola. Os garotos saem assim que os pais estacionam na porta.
A escola, que mantém turmas de ensino infantil, fundamental e um curso pré-vestibular, também utiliza o Sophia para gerenciar o processo de inscrição e divulgação de resultados da oferta de bolsas de estudo para o cursinho.
Papeis em dia
O controle de documentos das áreas administrativa e financeira também foi automatizado. “Algumas escolas gastam muito tempo com cobrança de inadimplentes, visão de fluxo de caixa, renegociação de pagamentos, por exemplo. Mas para uma gestão empresarial de qualidade é importante saber os resultados e o retorno que o negócio está dando”, lembra Walter Saliba, diretor da Prima. O software centraliza e organiza essas informações. “Com cerca de 1.800 alunos hoje, temos apenas três funcionários para fazer toda a parte financeira e de cobrança”, ressalta Daolio.
Os pais ganham em comodidade e economizam tempo. Com um sistema informatizado, ficou simples enviar por e-mail os boletos de pagamento, notas fiscais eletrônicas e o informe de gastos para a declaração de Imposto de Renda, por exemplo. É só acessar o sistema com login e senha na página do colégio.
A ferramenta também pode alavancar as ações de marketing e de fidelização, utilizando as informações gravadas no banco de dados para montar uma estratégia de abordagem. “O Sophia faz o gerenciamento de visitas de pessoas interessadas em fazer a matrícula na escola. Você pode fazer um alerta para ser lembrado de retornar um contato ou usar o registro para enviar um e-mail padrão posteriormente”, aponta Daolio.
Dados em nuvem
A rede Marista, mantenedora de 17 instituições de ensino no Distrito Federal e nos estados de Goiás, Paraná, Santa Catarina e São Paulo, aderiu à plataforma online Blackboard para agilizar as práticas de ensino e aprendizagem e fazer a gestão de informações entre as unidades.
O sistema funciona como uma sala de aula virtual, com interação entre alunos e professores. Há ferramentas para trocar mensagens, propor atividades. “Você pode pedir aos alunos, por exemplo, para fazer um trabalho colaborativo nos moldes no Wikipédia, em que cada um escreverá uma parte dentro da plataforma”, diz Bruno Weiblen, diretor comercial da Blackboard no Brasil.
Os Maristas têm usado a plataforma também para realizar capacitações de professores. “O nosso foco é qualificar a aprendizagem e preparar o professor para inovar”, afirma a assessora educacional Caroline Costa Serqueira. Outra facilidade é o repositório digital que concentra todos os arquivos em nuvem. “Tudo que se perdia por e-mail agora fica arquivado”, ressalta Caroline. A colaboração em rede e armazenamento de dados pela plataforma facilita ainda o levantamento de informações úteis para melhorar a qualidade de ensino, como a avaliar e gerar dados sobre planos de ensino de cada escola e resultados obtidos no Exame Nacional do Ensino Médio (Enem). De acordo com a diretora, algumas informações acadêmicas guardadas podem dar pistas de intervenções que precisam ser feitas.